Справка

Planaris — это персональный планировщик задач, построенный на методологии GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена. Приложение помогает собирать все дела в одном месте, систематизировать их и фокусироваться на том, что действительно важно.

В основе Planaris лежат два подхода: GTD-процесс для управления потоком задач и матрица Эйзенхауэра для расстановки приоритетов. Вместе они дают полный контроль над делами — от быстрого сбора идей до планомерного выполнения.

Planaris подойдёт всем, кто хочет навести порядок в задачах: фрилансерам, менеджерам, студентам, разработчикам. Приложение особенно полезно, если вы:

• Часто забываете о задачах или теряете их в разных местах
• Хотите перестать держать все дела в голове
• Ищете систему, которая поможет регулярно пересматривать приоритеты
• Нуждаетесь в быстром сборе задач через Telegram или API

Getting Things Done (GTD) — методология продуктивности Дэвида Аллена. Главная идея: освободите голову от хранения задач. Всё, что приходит в голову, нужно сразу записать в надёжную систему — "корзину входящих". Затем регулярно обрабатывать входящие, распределяя задачи по категориям.

GTD состоит из пяти этапов, которые формируют непрерывный цикл:

Planaris реализует GTD через систему статусов. Каждая задача имеет один из GTD-статусов, определяющий её место в рабочем процессе. Вы можете создавать задачи в любом месте — они попадут во Входящие. Затем при обработке вы назначаете статус, проект, контекст и приоритет.

Еженедельный обзор помогает держать систему актуальной: вы проверяете входящие, просматриваете проекты без следующих действий и пересматриваете отложенные задачи.

Задача — основная единица в Planaris. Это конкретное действие или информация, которую нужно сохранить. Каждая задача имеет название, GTD-статус, и может содержать описание, даты, теги, контент-блоки и другие атрибуты.

Задачу можно создать из интерфейса, через Telegram-бот или через REST API. Все новые задачи попадают во Входящие (статус Inbox), если не указан другой статус.

Каждая задача имеет один GTD-статус. Статус определяет, на каком этапе рабочего процесса находится задача:

Проект — это область ответственности или группа связанных задач. В GTD проект — любой результат, требующий более одного действия. В Planaris проекты поддерживают вложенность (подпроекты), иконки-эмодзи и настройку автопродвижения.

У каждой задачи может быть один проект. Проекты помогают группировать задачи и отслеживать прогресс по направлениям.

Контекст — это условие или место, в котором можно выполнить задачу. Например: «Дом», «Офис», «Компьютер», «Телефон», «В городе». Контексты помогают быстро найти задачи, которые можно сделать прямо сейчас в текущих условиях.

В Planaris приоритет задачи определяется двумя независимыми флагами: Важность и Срочность. Это основа матрицы Эйзенхауэра:

Теги — дополнительный способ классификации задач. В отличие от проекта и контекста, у задачи может быть несколько тегов. Используйте теги для произвольных категорий: «срочный-звонок», «идея», «покупки» и т.д.

Главный экран приложения. Показывает задачи, сгруппированные по GTD-статусам: Следующие действия, Ожидание, Когда-нибудь. Здесь же отображаются ближайшие дедлайны и недавно выполненные задачи.

Сюда попадают все новые задачи. Входящие — это корзина GTD, которую нужно регулярно разбирать. Для каждой задачи решите: что это, нужно ли действие, какой статус назначить.

Визуальное представление задач в четырёх квадрантах по осям Важность и Срочность. Отображаются только задачи со статусом «Следующее действие». Перетаскивайте задачи между квадрантами для изменения приоритетов.

Отображает задачи с установленными датами (дедлайн или дата начала) в формате календаря. Позволяет видеть загруженность по дням и планировать время.

Инструмент для проведения еженедельного обзора по методологии GTD. Проводит вас через ключевые шаги: проверка входящих, обзор проектов без действий, пересмотр отложенных задач, проверка ближайших дедлайнов.

Раздел для задач со статусом «Справочник». Здесь хранится информация, которая не требует действий, но может пригодиться: заметки, контакты, инструкции, полезные ссылки.

Раздел для управления событиями — встречами, созвонами, мероприятиями. События группируются по датам и привязаны к календарям. Можно создавать повторяющиеся события, добавлять участников и настраивать RSVP.

Отдельный раздел для работы с делегированными задачами. Здесь отображаются две группы: задачи, делегированные вам другими пользователями, и задачи, которые вы делегировали. Можно принять, отклонить или завершить делегированную задачу.

Долгосрочное хранилище завершённых задач. Задачи попадают сюда вручную (статус «Архив») или автоматически через функцию автоархивации. Архив позволяет просматривать историю выполненных дел.

В Planaris есть несколько способов быстро создать задачу:

• Через интерфейс — кнопка «Новая задача» на любом экране
• Через Telegram-бот — команда /newtask или пересылка сообщения
• Через REST API — POST-запрос на /api/v1/tasks с API-ключом
• Через импорт — загрузка JSON-файла с задачами

Обработка — ключевой шаг GTD. Для каждой задачи во Входящих вам нужно:

• Назначить GTD-статус (Следующее действие, Ожидание, Когда-нибудь, Справочник)
• При необходимости — назначить проект и контекст
• Установить приоритеты (Важное / Срочное)
• Добавить дату дедлайна, если она есть

Нажмите на задачу, чтобы открыть панель редактирования. Здесь можно изменить название, описание, GTD-статус, проект, контекст, теги, даты, приоритеты и настроить повторение. Также доступно управление контент-блоками.

Контент-блоки расширяют задачу дополнительной информацией. К задаче можно добавить несколько блоков разных типов:

Чеклист в задаче можно преобразовать в проект или извлечь отдельные пункты в самостоятельные задачи:

• Все пункты → проект — создаёт проект, где каждый пункт становится задачей. Отмеченные пункты создаются как выполненные
• Отмеченные → проект — преобразует только отмеченные пункты, остальные остаются в чеклисте
• Неотмеченные → проект — преобразует только неотмеченные пункты
• Пункт → задача — извлекает отдельный пункт в самостоятельную задачу в том же проекте

У задачи есть два типа дат: Дедлайн (срок выполнения) и Дата начала. Обе отображаются в календаре. На основе дедлайна можно настроить напоминание — вы получите уведомление за указанное количество минут до срока через Telegram или email.

Для задач, которые нужно выполнять регулярно, настройте правило повторения. При выполнении такой задачи автоматически создаётся новая с пересчитанной датой.

Вы можете делегировать задачу другому пользователю Planaris, указав его email. Делегированная задача появится у исполнителя, а при её завершении вы получите уведомление.

Все делегированные задачи собраны в отдельном разделе «Делегированные» — там видны задачи, которые вы поручили другим, и задачи, назначенные вам. Исполнитель может принять или отклонить делегированную задачу.

Используйте поиск для быстрого нахождения задач по названию. Поиск доступен через иконку лупы в сайдбаре или горячую клавишу. Результаты фильтруются в реальном времени.

Проект создаётся из раздела «Проекты» или при обработке задачи. Укажите название и, при желании, иконку-эмодзи. Проект можно сделать подпроектом другого проекта.

Проекты поддерживают иерархию: любой проект может стать подпроектом другого. Это удобно для больших направлений с несколькими подпроектами. Например, «Работа» → «Проект X», «Проект Y».

Для каждого проекта доступны индивидуальные настройки: автопродвижение следующего действия, иконка-эмодзи, родительский проект, статус по умолчанию.

Автопродвижение — мощная автоматизация для проектов. Когда текущее «Следующее действие» в проекте выполняется, система автоматически назначает следующую задачу из указанного списка как новое «Следующее действие».

Можно настроить продвижение из статуса «Ожидание» или «Когда-нибудь». Задачи продвигаются в порядке их расположения в списке.

Проекты можно закрепить в сайдбаре для быстрого доступа. Неактивные проекты можно архивировать — они скроются из основного списка, но сохранят все задачи. Один проект можно установить как «по умолчанию» — новые задачи будут автоматически привязываться к нему.

Контекст создаётся из раздела «Контексты» или при обработке задачи. Укажите название, описывающее место, инструмент или условие: «Офис», «Дом», «Телефон», «Компьютер», «В дороге».

Закрепите часто используемые контексты — они появятся в сайдбаре. Нажмите на контекст, чтобы увидеть все задачи в этом контексте, сгруппированные по GTD-статусам.

Еженедельный обзор — сердце GTD. Это время, когда вы приводите всю систему в актуальное состояние. Без регулярного обзора любая система управления задачами постепенно теряет актуальность, и доверие к ней снижается.

Planaris проводит вас через ключевые шаги еженедельного обзора:

• Проверка входящих — обработайте все необработанные задачи
• Задачи в ожидании — проверьте статус делегированных и ожидающих задач
• Проекты без действий — найдите проекты, в которых нет «Следующего действия»
• Отложенные задачи — пересмотрите список «Когда-нибудь» на актуальность
• Ближайшие дедлайны — проверьте задачи с дедлайном в ближайшие 7 дней

В настройках профиля можно изменить имя и аватар. Эти данные отображаются в интерфейсе и используются при делегировании задач.

Привяжите email для дополнительного способа входа и получения уведомлений. Email используется как идентификатор при делегировании задач между пользователями.

Для привязки Telegram: откройте настройки, скопируйте код привязки и отправьте боту команду /link с этим кодом. После привязки вы сможете создавать задачи через бот и получать уведомления.

Настройте каналы уведомлений для разных событий:

Укажите свой часовой пояс в настройках профиля. Он используется для корректного отображения дат, напоминаний и событий в календаре.

Задайте местоположение по умолчанию — оно будет автоматически подставляться при создании событий с локацией. Можно указать координаты и радиус.

Во вкладке «Подписки» управляйте видимостью календарей. Подпишитесь на системные и общие календари, чтобы их события отображались в вашем календаре. Отписка скрывает события без удаления.

Во вкладке «Интеграции» можно создать email-алиасы для автоматического приёма задач по email. Подробнее см. раздел «Email-входящие».

Автоархивация автоматически переводит завершённые задачи в архив через указанное количество дней. По умолчанию — 7 дней. Можно выбрать: 3, 7, 14 или 30 дней, либо отключить.

Создайте API-ключ для доступа к REST API Planaris. Ключ используется для авторизации запросов из внешних приложений, скриптов и автоматизаций. Можно создать несколько ключей и удалять ненужные.

Когда задача переводится в статус «Выполнено», запускается таймер автоархивации. Через указанное количество дней (настраивается в Настройках) задача автоматически переместится в Архив.

Если у проекта включено автопродвижение и текущее «Следующее действие» завершено, система автоматически берёт первую задачу из указанного статуса (Ожидание или Когда-нибудь) и делает её новым «Следующим действием».

При завершении повторяющейся задачи автоматически создаётся новая с пересчитанной датой. Новая задача наследует все атрибуты: название, описание, проект, контекст, теги, приоритеты и напоминания. Если задача была просрочена, пропущенные периоды автоматически пропускаются.

Когда все задачи проекта завершены или архивированы, система может уведомить вас о том, что проект выполнен.

Когда делегированная задача выполняется исполнителем, делегатор автоматически получает уведомление в Telegram с информацией о завершённой задаче.

Для использования бота необходимо привязать Telegram-аккаунт к Planaris:

• Откройте Настройки → Telegram
• Скопируйте код привязки
• Найдите бота в Telegram и отправьте ему: /link ВАШ_КОД
• После успешной привязки бот подтвердит подключение

Доступные команды Telegram-бота:

Перешлите любое сообщение боту — оно автоматически станет задачей во Входящих:

• Текстовое сообщение → задача с текстом в названии
• Фотография → задача с изображением в контент-блоке
• Документ → задача с вложением (файл сохраняется в Planaris)
• Геолокация → задача с контент-блоком «Локация» и координатами на карте
• Несколько фото → задача со всеми изображениями (медиагруппа)

Бот позволяет просматривать события и делиться ими в Telegram-группах. Используйте команды /events, /today, /week, /month для просмотра расписания. Команда /share отправляет событие в текущий групповой чат.

Planaris доступен как Mini App внутри Telegram. Через него можно просматривать задачи, обрабатывать входящие и создавать новые задачи — прямо из мессенджера без переключения в браузер.

Для работы с API необходим ключ авторизации. Создайте его в Настройках → API-ключи. Ключ передаётся в заголовке Authorization каждого запроса.

POST /api/v1/tasks — создаёт новую задачу. Требует заголовок Authorization: Bearer ВАШ_КЛЮЧ.

Создание задачи через curl:

curl -X POST https://planaris.ru/api/v1/tasks -H "Authorization: Bearer ВАШ_КЛЮЧ" -H "Content-Type: application/json" -d '{"title": "Купить продукты"}'

Planaris поддерживает два формата экспорта:

Импорт восстанавливает данные из JSON-файла, созданного при экспорте. При импорте создаются контексты, проекты (с сохранением иерархии), задачи с контент-блоками и еженедельные обзоры. Дубликаты контекстов и проектов пропускаются по совпадению имени.

Planaris поддерживает формат iCalendar (.ics) для работы с событиями:

• Импорт .ics — загрузите файл с событиями из другого календаря (Google Calendar, Apple Calendar и др.)
• Экспорт в iCal — скачайте календарь в формате .ics для переноса
• Подписка по URL — сгенерируйте iCal-токен для подписки из внешних клиентов. События будут автоматически обновляться

В настройках доступны инструменты очистки:

• Удалить завершённые задачи — удаляет все задачи со статусом «Выполнено»
• Удалить архивные задачи — удаляет все задачи из архива
• Очистить входящие — удаляет все необработанные задачи
• Полный сброс — удаляет все данные аккаунта (необратимо!)

В Planaris есть три типа календарей:

Создайте новый календарь, указав название, описание и цвет. Для общих календарей можно пригласить участников. Подпишитесь на доступные системные и общие календари во вкладке «Подписки» в настройках.

Событие — это встреча, созвон или мероприятие с привязкой к конкретной дате и времени. При создании укажите:

• Название и описание
• Дату и время (или пометку «Весь день»)
• Календарь для события
• Локацию (адрес или координаты)
• Участников
• Повторение (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и др.)

Для регулярных встреч и мероприятий настройте правило повторения. Повторяющееся событие отображается на каждую дату по правилу. Можно изменить или отменить отдельное вхождение без влияния на остальные.

К событию можно добавить участников. Каждый участник может ответить на приглашение:

Настройте напоминание, чтобы получить уведомление перед началом события. Напоминание приходит через настроенные каналы: в приложении, email или Telegram.

Каждый календарь можно подключить к внешним клиентам (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook) через iCal-подписку. Сгенерируйте токен в настройках календаря и добавьте полученный URL как подписку в вашем клиенте. Также поддерживается импорт .ics файлов с событиями.

Planaris поддерживает командную работу: вы можете пригласить других пользователей в свой проект и совместно управлять задачами. Общие проекты отмечены иконкой группы в сайдбаре.

Добавляйте участников в проект по email. Каждый участник получает одну из двух ролей:

В командных проектах можно делегировать задачи участникам. Исполнитель получает уведомление о назначении и может принять или отклонить задачу. При завершении задачи уведомление получает тот, кто делегировал.

Email-входящие позволяют автоматически создавать задачи, отправляя письма на специальный email-адрес. Создайте уникальный алиас (например, work@planaris.ru), и все письма на этот адрес будут преобразованы в задачи.

Создайте один или несколько email-алиасов в Настройках → Интеграции → Email-входящие:

• Каждый алиас — уникальный email-адрес вида alias@planaris.ru
• Алиас можно привязать к конкретному проекту — задачи будут создаваться сразу в этом проекте
• Без привязки к проекту задачи попадают во Входящие
• Алиас можно временно деактивировать и активировать обратно

Для безопасности задачи создаются только из писем от одобренных отправителей. Управляйте вайтлистом:

• Добавьте конкретный email: user@company.com
• Добавьте весь домен: *@company.com — все письма с этого домена будут приняты
• К каждой записи можно добавить пометку/описание

Planaris умно обрабатывает входящие письма:

• Тема письма → название задачи
• Тело письма → описание (цитаты и подписи автоматически удаляются)
• Изображения → контент-блоки с оптимизацией в WebP и миниатюрами
• Файлы → контент-блоки с вложениями (сохраняются в Planaris)

Planaris отправляет уведомления о важных событиях в реальном времени. Уведомления отображаются в иконке колокольчика в шапке приложения. Непрочитанные уведомления выделяются счётчиком.

Уведомления отправляются при следующих событиях:

• Приближение дедлайна задачи (напоминание)
• Вам делегировали новую задачу
• Исполнитель завершил делегированную вами задачу
• Все задачи в проекте завершены
• Вас добавили в проект
• Напоминание о еженедельном обзоре
• Напоминание о событии

Для каждого типа уведомлений можно настроить каналы доставки в Настройках:

Нажмите на иконку колокольчика для просмотра списка уведомлений. Можно отметить отдельное уведомление или все сразу как прочитанные.

Главный принцип GTD — записывать всё немедленно. Не пытайтесь запомнить задачу на потом. Используйте самый быстрый способ:

• На телефоне — перешлите сообщение Telegram-боту
• За компьютером — откройте приложение и создайте задачу
• Из скрипта — отправьте API-запрос
• Не сортируйте задачи при создании — просто записывайте и двигайтесь дальше

Обрабатывайте входящие хотя бы раз в день. Правило: берите задачу сверху и решайте что с ней делать. Не пропускайте задачи и не откладывайте обработку.

Контексты наиболее полезны, когда ваши условия часто меняются. Когда вы приходите в офис — откройте контекст «Офис» и увидите все задачи, которые можно сделать именно здесь.

GTD-статусы и матрица Эйзенхауэра дополняют друг друга. Статусы управляют рабочим процессом (что с этим делать?), а матрица — приоритетами (насколько это важно/срочно?). Используйте статусы для организации и матрицу для расстановки приоритетов в рамках «Следующих действий».

Выберите фиксированное время для обзора и придерживайтесь его. Многие предпочитают пятницу (завершить рабочую неделю) или воскресенье (подготовиться к следующей). Даже 15 минут лучше, чем ничего.